ZUGFeRD enthält Rechnungsdaten in standardisierter Form:

Zusätzlich zu den normalen PDF-Daten werden alle Nutzdaten der Rechnung in einem standardisierten XML-Format in einem Bereich der PDF-Datei gespeichert, der bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist. Die XML-Datei beinhaltet Informationen wie z.B. die Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen. Das ZUGFeRD-XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN-CEFACT und ist damit auch über die Grenzen Deutschlands hinaus kompatibel.

ZUGFeRD definiert drei Varianten, die unterschiedlich tiefe Automationsmöglichkeiten bieten und dabei auch unterschiedlich tiefe Integrationen in die rechnungserzeugenden und rechnungsempfangenden Programme erfordern.


ZUGFeRD Basic

Das Basic-Profil stellt die für die Buchung sowie die Ein leitung des Zahlungsverkehrs einfacher Rechnungen erforderlichen Daten in strukturierter Form zur Verfügung. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Kopf- und Fußdaten sowie reduzierte Positionsdaten. Für darüber hinaus erforderliche Informationen ist es ausreichend, diese in Freitextform abzubilden. ZUGFeRD Basic ist für die automatische elektronische Archivierung ausreichend, ebenso für die meisten Anwendungsfälle der automatisierten Belegverteilung (Workflow).


ZUGFeRD Comfort

Das Comfort-Profil erhöht die Menge der strukturiert zu übermittelnden Daten. Ziel ist für eine überwiegende Zahl versendeter Rechnungen eine automatisierte, systemgestützte Rechnungsprüfung auf Empfängerseite zu ermöglichen. Daher werden die hierfür benötigten Informationen entweder in strukturierter Form oder als qualifizierter Text übermittelt.


ZUGFeRD Extended

Alle im ZUGFeRD-Datenmodell abgebildeten Daten werden in strukturierter Form bzw. als qualifiziertes Textfeld abgebildet. Die Auswahl der tatsächlich verwendeten Datenfelder hängen von dem jeweiligen Geschäftsprozess ab. Daten, die für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung nicht relevant jedoch üblich sind, können als Freitext übertragen werden (z.B. Hinweis auf eine Werbeaktion).
 

Ihr Nutzen

 

Dem Versender von Rechnungen hilft ZUGFeRD so:

  • Der Rechnungsversand per E-Mail spart Porto, Papier und viel Zeit durch den Wegfall manueller Arbeitsschritte.
  • Die elektronische Archivierung von Ausgangsrechnungen spart Papier durch den Wegfall von Kopieren für die Mehrfachablage, spart Platz für Aktenordner, spart Zeit für die manuelle Ablage und erleichtert das Finden abgelegter Rechnungen.
  • Die Erleichterung bei der Bezahlung einer ZUGFeRD-Rechnung durch die Kunden beschleunigt den Zahlungseingang und verbessert so die Liquidität.
  • Dem Wunsch von immer mehr Kunden, Rechnungen in einem geeigneten Format für die elektronische Weiterverarbeitung zu erhalten, kann leicht entsprochen werden.

 

 

Dem Empfänger von Rechnungen hilft ZUGFeRD so:

  • Die vollautomatische, fehlerfreie geordnete Ablage von Eingangsrechnungen spart Papier durch den Wegfall von Kopieren für die Mehrfachablage, spart Platz für Aktenordner, spart Zeit für die manuelle Ablage und erleichtert das Finden abgelegter Rechnungen.
  • Die elektronische Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung beschleunigt den Freigabeprozess, erleichtert die Einhaltung von Skontofristen und verhindert Dokumentenverlust.
  • Der automatische Abgleich mit dem Bestellwesen reduziert den Bearbeitungsaufwand und spart Arbeitszeit.
  • Die automatische Übernahme von Daten in das FiBu- und Zahlungssystem vermeidet Fehlein gaben, beschleunigt die Verbuchung und spart somit Arbeitszeit.

 


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